「IT資産管理」に関する基礎知識
IT Asset Management
IT資産管理とは、組織内のPC・サーバー・モバイル 機器などの情報端末、プリンタや複合機などの周辺機器、USBメモリなどの外部記憶媒体、ルータ・ハブなどのインフラ機器、ソフトウェアやそれに付随するライセンス といった、これらの「IT資産」を正しく管理・運用することを指します。
IT資産管理は、それぞれの資産に対する会計業務的な側面以外にも、コンプライアンスの遵守やガバナンスの強化、セキュリティ対策など、組織を運用するうえで欠かせない各要素の土台として非常に重要な意味合いを持ちます。
また、PC端末から取得できるログ情報を活用することで在宅勤務者など の労務管理もおこなえるため、テレワークが普及し始めた昨今において大きな注目が集まっている分野です。
管理対象となるIT資産の例
どのようなIT資産がどれだけ存在しているのかを正確に把握することは、組織におけるコスト最適化につながります。
例えば新入社員に対し新たにPCを割り当てる必要があったとします。その際、いま組織としてどれだけのPCを保有しているのかを知らなければ、「遊休資産として余っていた端末があるのにも関わらず、新たなPCを余分に購入してしまった」といった事態を引き起こしかねません。これはそのほか有償契約が付随するIT資産においても同様です。
日頃から組織内のIT資産の全容をきちんと把握しておくことで、このようなリスクを未然に防ぐことができます。
IT資産管理は、組織内のIT機器がルール通りに運用されているか、不正行為がおこなわれていないかといったチェック体制の構築にも必要不可欠です。
特に、IT資産管理手法の一つであるソフトウェア資産管理（SAM：Software Asset Management）が代表的な例でしょう。SAMとは、保有しているソフトウェアライセンスがどのハードウェアにインストールされているか、ライセンスの保有数に基づき適切に利用されているかどうかを管理することを主に指します。この管理を徹底することで、組織のコンプライアンス遵守・ガバナンス強化に役立てられます。
そもそも、ソフトウェアとは著作権法によって定められた著作物の一つです。あくまでも購入するのはソフトウェアの使用権（ライセンス）であり、ソフトウェアそのものではありません。よって、ライセンスの管理が正しくおこなわれていなかった場合には、ソフトウェアベンダーや第三者機関から著作権侵害に問われる恐れがあります。
こういった事態を回避するために、SAMによって適切なソフトウェア利用を維持することは非常に重要です。
もちろんSAMに限らず、コンプライアンス違反を防止し組織のガバナンス体制を強化するうえで、IT資産管理は大きな役割を果たします。詳細は、後述するセキュリティ対策や労務管理に関するIT資産管理の活用方法を参照ください。
IT資産管理を徹底することによって、PC端末の脆弱性を狙った外部攻撃や、組織内の人間による情報漏洩といった内部不正を防止することも可能です。
IT資産管理には、組織内のPC端末におけるOSやアプリケーションのバージョン／ウイルス対策ソフトのワクチンバージョンを常に最新に保つ業務も含まれます。このように端末の脆弱性対策をおこなうことで、マルウェア感染などといったウイルス攻撃に対するリスクを最小限に抑えられるのです。
また、USBメモリなどの外部記憶媒体の接続を制御することで、内部からの情報持ち出し被害に関しても抑止効果が期待できます。 「私用USBメモリの接続禁止」といったルールを組織で定めていたとしても、実態を客観的に確認できていない場合、ポリシーの遵守状況を正しく把握することは困難です。しかし、IT資産管理によって外部記憶媒体を適切に管理し、いつ・どこで・誰が・どの端末で・どのような記憶デバイスを利用したのかといった情報を可視化することで、ポリシーの実効性を目に見える形で確認しつつ、不正行為への対策をとれるようになります。
以前までは、IT資産管理というとExcelなどを用いた台帳管理が主流でした。しかし台帳化したとしても、「その後のメンテナンス作業に割くリソースがなく、結局台帳作成当初のまま情報が更新されていない」「人力で更新するため入力ミスなどが生じてしまい、台帳としての正確性に乏しい」というケースも多く聞かれます。 前述のIT資産管理の目的達成には「集められた情報は常に正しく、最新であること」が前提にありますので、Excelでの管理にはどうしても限界があると言えるでしょう。
IT資産管理ツールとは文字通り、IT資産管理にまつわる業務を効率化し、担当者の業務負荷を大きく軽減することを目的として開発されたソフトウェア製品となります。 IT資産管理ツールを用いれば、IT資産にまつわるさまざまな情報を自動で収集し、台帳化することが可能です。クライアント端末に直接触れて確認する必要なく情報が取得できるので、手動での台帳管理と比較して飛躍的に業務が効率化されます。
情報収集の手法
| エージェント型 | もっとも一般的なタイプ。クライアント端末にエージェントをインストールし、端末の各情報を管理サーバーへ送信。管理者用の端末から集積されたデータをまとめて閲覧することができる。また、管理サーバーからのファイル配布／セキュリティポリシーの適用や、クライアント端末に対する遠隔操作なども可能。 |
|---|---|
| エージェントレス型 | クライアント端末にエージェントをインストールすることなく、端末から直接サーバーへデータを送信させることで情報収集をおこなう。クライアント端末への負荷がもっとも少なく導入の手間もかからないが、エージェント型に比べ機能が少なく、セキュリティ対策としては及ばない部分もある。 |
ソフトウェア提供形態
| 買い切り型 | ソフトウェアのライセンスを購入し、自社で独自に用意したサーバーで運用する。このとき、サーバーの形態はオンプレミス／クラウドのどちらでも対応可能なことがほとんど。 大抵の場合、初期費用でソフトウェアを購入し、その後は一定の保守費用を支払うのみで運用可能であるため、管理対象端末の数によってはサブスクリプション型と比べるとランニングコストにメリットがあるケースが多い。ただし、管理サーバーを社内に設置する場合、サーバー自体の運用・保守を担当者が自らおこなう必要がある。 |
|---|---|
| サブスクリプション型 | ライセンスをサブスクリプション契約で購入し、サーバーレスで運用する形態。外部サーバーを利用することからインターネット経由での情報収集を実現できるため、テレワークなどで社内ネットワークにつながれていない端末も管理可能（※）。 またサーバーの導入／維持費用を削減でき、保守の手間が省けるメリットがあるが、管理台数が多いと買い切り型と比べてライセンス費用のランニングコストが膨れ上がることも。 ※買い切り型においても、サーバーの構成によってはインターネット経由での情報収集は可能 |
IT資産管理ツール選定する際には、目立つ機能や価格といった表面的な要素のみに注目するのではなく、現在の自社の課題を解決できるものなのか・長期的に見てメリットを大きくするためにはどうすればよいのかなど、多角的な視点を持つことが重要です。
そのためにもまず、IT資産管理ツール導入の目的を整理し、そのために必要な機能要件を洗い出すことから始めるとよいでしょう。 例えば、ISMS（Information Security Management System：情報セキュリティマネジメントシステム）への対応を目的としている場合と、長時間残業の抑止を目的としている場合、または単に機器の台帳管理を目的としている場合とでは、必要とされる機能はそれぞれ異なります。
せっかく選んだIT資産管理ツールに必要な機能が搭載されていなかった…となれば本末転倒となりますので、目的に応じた機能要件の整理は、ツール選定において非常に重要です。
また、管理したい端末を取り巻くIT環境についても事前に検討する必要があります。 社内LANに接続された端末、テレワーク端末などインターネットにしか接続されていない端末、海外にある端末など、管理対象端末はさまざまな状況で存在しています。 どういった環境にある端末を管理したいのかによって、選定する製品の要件は変わりますので、あらかじめ方向性を定めておくと安心です。
具体的に、IT資産管理ツールを選定する際に確認すべきポイントは以下の通りです。
IT資産管理ツールには、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の二通り存在します。
クラウド型は社外端末も管理できるため、テレワークの普及に伴い人気が高く、サーバー構築が不要であることから導入も容易です。一方オンプレミス型は、自社サーバーで運用するため、ログ保存期間や情報収集頻度を自由に設定できる点がメリットでしょう。ちなみに、オンプレミスでもAWSなどのクラウド基盤を利用するなどすれば、自社でサーバー管理をおこなう必要はありません。
オンプレミス型／クラウド型で導入するのかによって、搭載されている機能の種類などにも影響がありますので、まず一番初めに検討したいポイントです。
どちらが自社に適しているかは、運用体制やセキュリティ要件によって変わります。
IT資産管理ツールを導入した場合、利用する機能によってはほぼ毎日管理画面を開いて運用していくことになります。 その際、毎日の運用に耐えられる使いやすさがあるかというのは、意外と見落とされがちですが非常に重要な点です。 管理画面で見る台帳が見づらかったり、どこにどの機能があるのか分からなかったりすると、「一旦は使い慣れたExcelでいいや」とせっかく導入したツールを利用しないまま従来の管理を継続してしまうといった例もよく聞かれます。
いつも使うツールになるからこそ、日々の積み重ねでストレスを溜めないような仕組みや体制が整っているかどうかは気にする必要があります。
基本的なポイントですが、必要な機能がきちんと搭載されているのかについては事前に確認しておきたいところです。 また、さまざまな機能をまとめて提供する形態（オールインワン型）なのか、必要な機能のみを選べる形態なのかも把握しておきましょう。 オールインワン型に搭載されている機能がすべて必要なものであれば問題ありませんが、目的達成に要する機能が少ない場合は割高になる可能性があります。
IT資産管理ツールに搭載されている機能は、非常に多岐にわたります。自社に必要な機能は何かを決めたうえで、もっとも費用対効果の高い提供形態を選択するとよいでしょう。
ツール導入後のサポート体制についてもしっかりと確認しておきましょう。管理方法の確認やトラブル対応の依頼をおこなう際にサポート窓口に連絡したとしても、回答に何営業日も掛かったり親身なサポートが得られなかったりすると、そのツールで管理する意欲を失ってしまうかもしれません。
また、外資系ツールを検討している場合は、日本語窓口があるかどうかも重要なポイントです。ベンダーのサポート体制は、導入前にトライアルを実施することである程度確認できます。
IT資産管理ツールはその多機能さゆえに「そもそもどんなことができるかよく分からない」と思われがちでもあります。 そのような方に向けて、ここからはIT資産管理ツールの主な機能例をご紹介します。
IT資産管理ツールは、メーカー名や製品名、CPU構成、メモリ構成などのハードウェア情報、OS情報、インストールソフトウェア情報、IPアドレス／MACアドレスなど、端末にまつわるさまざまな情報を自動で収集し台帳化します。これにより、端末の最新状態を常に把握することが可能です。そのほか、機器のリース／レンタルといった契約情報や、ソフトウェアライセンスの利用状況など、組織が保有するIT資産をあらゆる側面で管理できます。
日々のIT運用を多角的に支援できる機能が多く搭載されていることも、IT資産管理ツールの特長です。例として、社内ヘルプデスク業務に欠かせない「リモートコントロール」、サードパーティ製ソフトウェアのファイル更新などで利用できる「ファイル配布」といった機能が挙げられます。 ポリシー違反や資産数の変動など、管理者としていち早く対応したい項目についてアラートを発報したり、OSやソフトウェアのパッチ管理をおこなったりすることも可能です。
誰が・どこで・何をしたのか、ユーザーの行動履歴を把握するためのログ情報も取得できます。 IT資産管理ツールで取得できるログ情報は多岐にわたるため、セキュリティインシデント発生後の証跡管理に役立てられます。最近ではログからユーザーの業務実態を把握する手法も広まっており、不正残業の抑制といった労働時間管理に転用されるケースも増えているようです。
IT資産管理ツールによって、外部記憶デバイスの無断使用・社内ネットワークに対する私物端末の無断接続など、重大なセキュリティ事故につながる行為を制限することも可能です。ただし、業務の都合上仕方なく外部記憶デバイスを利用しなければならない場面もあり、その際は一時的に使用を許可するポリシーを期間限定で適用するといった工夫が必要になります。ツールによる制限をおこなう上では、こうしたセキュリティ対策と業務上の利便性のバランスがとれる機能を有しているかも注目すべきポイントです。
IT資産管理ツールの価格体系は、主に管理対象機器数や利用ユーザー数に応じて決まります。オンプレミス型はライセンス買い切り方式が多く、クラウド型は月額または年額のサブスクリプション課金が一般的です。 また、セキュリティ対策機能やパッチ管理機能などを追加する場合はオプション費用が発生するほか、導入後の保守費用が別途必要となる製品もあります。 導入を検討する際は、初期費用だけでなく、運用・保守費用を含めた５年程度の総保有コスト（TCO）で比較することが重要です。
IT資産管理ツールSS1は、組織にとって必要な機能だけを選び取っていただけるような自由度の高い価格体系を採用しています。不要な機能を導入することで無駄なコストをかけてしまう…といったことはありません。 また、細やかなIT資産管理を実現できるさまざまな機能を搭載しつつも、多くのユーザーにとってなじみ深いExcel調の操作感を持つなど、IT資産管理に対する知識の有無に関わらず誰でもご利用いただける製品です。 そしてオンプレミス型での導入はもちろん、クラウド基盤への環境構築やインターネット経由での情報収集、SaaS型のご提供など、お客様のシステム環境にあわせたご利用方法を多数ご準備しています。
詳しくは、各ページをご参照ください。
