公益社団法人 日本将棋連盟 様

IT資産管理ツール選定のきっかけ

IT資産管理の効率化による生産性アップ

電子メディア部の業務はWebサイトの運営、対局の写真撮影など、IT資産管理以外にも多岐に渡っている。 そのような中でIT資産の管理には、Active Directoryのドメインコントローラー等を使用し、Excelシートに手入力して対応していた。 しかし、PCの個体情報を把握するために、結局のところ個々それぞれの環境を調べなければならず、大変煩雑であった。 そのためIT資産管理ツールを導入して作業効率を改善し、部署の生産性を向上させたかった。

セキュリティレベルの維持・向上

業務の一環として連盟内のセキュリティルール策定や見直しにも携わっており、法改訂などの動向をウォッチングしている。 マイナンバーの運用開始をはじめとして、今後ますますセキュリティ対策の比重が大きくなることは間違いないと考え、USBメモリの利用による情報漏洩などへの対策を優先課題と捉えていた。

SS1に決めた理由

一際目を引いた「機器設置図機能」

ソフトウェア導入に向けてインターネットで情報収集したところ、目を引いたのがSS1だった。 SS1の「機器設置図機能」では、PCやサーバー等のIT資産がどこに配置されているのかビジュアルで確認することができ、人員移動にもスムーズに対応できる。 IT資産管理に困っている担当者に寄り添った製品だと感じ、他製品は比較・検討せずSS1を導入する流れとなった。

Windows OSのサポート終了にあわせて導入

Windows XP、Windows server 2013 のサポート終了に伴い機器をすべて入れ替えることになったため、そのタイミングにあわせてSS1を導入。 IT環境が変化する期を逃さなかったことで、導入を円滑に進められた。また導入の際は、リモートで簡単に各端末へインストールして運用をスタートすることができたため、SS1を選んで良かったと感じている。

導入効果

USBメモリは「書き込みNG・読み込みOK」に設定

SS1を利用することで、PCの使用者やスペックなどの情報を簡単に一元管理できるようになり、大幅な作業効率化が図れた。 USBメモリの利用シーンにおいては、「デバイス制限管理機能」も活躍している。 外部との画像データのやりとりはUSBメモリを使っているため、データの書き込みはできないが読み込みはできるようにSS1で設定し、情報漏洩を防ぐセキュリティ体制をとっている。 また、書き込みが必要な場合は指定のUSBメモリを支給し、適宜利用を許可する運用についても、SS1の「デバイス制限管理機能」によってスムーズにおこなえている。 グループポリシー設定での対応では手間がかかりすぎていたが、SS1によってUSBメモリの運用も効率化できた。

PC操作ログと印刷ログで、コンプライアンスを意識

公益社団法人として情報漏洩のほかセキュリティインシデントに関する事前対策は必須と考えており、万事の備えとしてファイルのコピー・リネームなどの操作ログを取得している。 さらに、会員名簿を含む個人情報の取扱いがあることをふまえ、印刷ログを収集し名簿等の印刷状況をいつでも確認できるようにしている。

知らない間にインストールされたソフトウェアにも対処可能

SS1を使ってソフトウェアやライセンスの管理もおこなっている。知らない間にインストールされてしまった不明なソフトウェアなどはSS1で自動収集した一覧から手軽に確認できるため、 定期チェックして削除する等の対応にも役立っている。業務利用は避けたい特殊なIME等、セキュリティホールとなりうるソフトウェアの使用禁止処置も思い通りにできている。

今後の展望

PC配置、ネットワーク接続状況の可視化

導入当初から、サポートが不要なほど迷いなくSS1を使えているが「SS1 ver.8」より管理画面がスタイリッシュに一新され、より操作性が向上した。 今後はPCの配置環境やネットワークの接続状況を可視化し、さらなる活用を目指したい。

USBデバイス運用の作業分担

現在は1名体制でUSBデバイスの管理や利用許可・制限等の運用をおこなっているが、各部署の責任者にSS1の管理権限を渡し作業分担していきたいと考えている。 担当者の負担軽減だけでなく、より利用者の利便性を考慮した運用にしていきたい。

Webログ取得によるクラウドサービス、ストレージ利用制限

インターネットを介したクラウドサービスやオンラインストレージの利用が増えていることを考慮し、Web閲覧ログオプションの機能追加を検討している。 USBメモリの制限をおこなってきたなかで、実際にUSBメモリが利用できなくなったり利用状況を把握されているという実感を利用者に持ってもらうことが、 セキュリティ意識の定着につながったと実感しており、インターネットの利用においても同様の効果を狙っている。