IT資産管理ツールウェア選定のきっかけ
全社一律のIT資産管理体制の確立に向けて
当初は社用端末に関する運用方法がまだ確立されておらず、PCの購入や破棄などは各拠点が個別におこなっている状態であった。当然、PCがどこに・何台あるのかといった俯瞰的な状況を会社として正確に把握できていなかったため、取引先企業からの情報資産管理体制に関する質問への返答に窮するなど、課題に感じる側面も多くあった。
そのような経緯から、課題解決の一歩としてSS1を導入する数年前に全社統一の「情報システム部門」を発足。これからIT統制を推進していくにあたっては、まず現在の状況をきちんと把握して資産管理の土台を整えることから始める必要があると考え、専用ツールの導入を検討し始めた。
PCライフサイクル管理の実現
専用ツールによっておこないたいと考えていた資産管理業務の中でも、特に大きな比重を占めていたのが「購入⇒維持⇒破棄」という基本的なPC運用サイクルの構築である。前述の通り、それまでの当社は「足りなくなったらPCを自由に購入し、補充する」という運用を各拠点でおこなっており、これが端末の全体数を把握できない要因の一つとなっていた。
専用ツールを導入することによって、全社的なIT資産の状況把握をおこないながら、こういったライフサイクル管理も正確におこなえるようになるのではと期待した。
SS1に決めた理由
「素人でも扱いやすい！」とっつきやすい管理画面のデザイン
導入検討のなかで他社の製品と比較する機会があったが、他社製品は「多彩な機能が搭載されており、ある程度のリテラシーがあればよく使いこなせるものである」という印象を持った。しかし、当社の情報システム部門のメンバーは全員が高度なIT知識を保有しているわけではない。そういった製品を導入したとしても、結局使いこなせないのではという懸念があった。
その点SS1は、素人でも簡単に扱いやすい日本人好みの画面設計であると同時に、当社が必要としている機能がきちんと網羅されている製品だったことが大きな理由である。
そしてなにより、各社製品でコストの比較をおこなった際SS1に優位性があったことも後押しして、最終的に導入を決定した。
システム構成図
導入効果
社内のIT資産状況を一気に可視化！Raspberry Pi端末もSS1で管理
SS1を導入したことで、今まで見えなかった社内のIT資産の総量が一気に見える化された。また通常のPC以外に、当社工場で運用しているRaspberry Pi端末についてもSS1上で資産として登録し、利用中のIPアドレスなどを管理できるようになった。現在はエージェントを導入していないため、インベントリ収集まではおこなっていないものの、社内のIT資産の一部としてSS1上で管理できることは大きなメリットである。ちなみに、SS1はエージェントを導入していない機器については購入したライセンスを消費せず無償で「管理対象機器」として手動登録できるため、複合機についても同じく機器一覧で管理できている。
IPアドレス台帳によって、IPアドレスの払い出し作業を効率化
新しく購入したPCのキッティング過程で、IPアドレスを払い出す際にもSS1を活用している。以前はPingを一つずつ手打ちし、しらみつぶしに空いているIPアドレスを探し出している状態だったのだが、今ではSS1の「IPアドレス台帳」機能によって空いているIPをすぐに把握できるようになった。
また、他拠点にいる従業員からの「Wi-fiが上手くつながらない」といった回線に関する問い合わせに対してIPアドレス台帳を活用したこともある。そのときは当該拠点で未使用になっているIPアドレスをSS1上ですぐに確認できたことで、より安定した有線LANへの接続指示やIPアドレス設定に関する案内などをスムーズにおこなえた。
このように、端末購入時やその後のヘルプデスク業務の効率化にSS1を随時役立てている。
リモートコントロール機能で、問い合わせ対応の工数を大幅削減
SS1の各機能を有効に使うことで、拠点からの問い合わせ対応も短縮できている。
例えば、拠点で新しくPCが導入された際などに「複合機の設定を教えてくれ」といった問い合わせが寄せられるのだが、SS1導入以前は、拠点にいる従業員に対して電話でさまざまな指示をしながら設定しなければならなかった。電話先にいる従業員のリテラシーによっては、複合機の型番の場所からIPアドレスの確認方法などを一つひとつ丁寧に案内する必要があるため、一つのPCに対して設定を完了させるまでに15分ほどかかったこともある。
しかし、現在はSS1内で各拠点の複合機の型番や接続しているIPアドレスなどの情報を管理しており、かつリモートコントロール機能によって直接該当の端末へ遠隔操作をおこなうことができるため、現場の従業員の手を借りずとも管理側で一連の作業を完結させられるようになった。これによって作業時間が5分にまで短縮され、非常に助かっている。
廃棄予定のPCもSS1上で管理可能に
稼働中のPCだけでなく、廃棄予定のPCについてもSS1の機器一覧で管理している。これは、SS1ライセンスの対象から外した状態で、各種ログや機器情報だけを保有できるという「除却」機能を用いて運用中だ。ライセンスが消費されないため無駄な出費をなくすことができ、そのうえで廃棄までの間もSS1上で情報を保持しておけるため、IT資産の全体像把握に一役買っている。なお、除却された機器はワンクリックですぐに絞り込めるため、廃棄予定PCの確認作業なども簡単におこなえるようになった。
今後の展望
不要ソフトの強制除去などで、トラブル対応の効率化へ
現在寄せられている社内からのトラブル報告には、従業員が勝手にインストールしたサードパーティ製ソフトやフリーツールなどが原因となっているケースが散見される。今後はそういったトラブルへの対処や防止策として、SS1のソフトウェア管理機能によるインストールソフトウェアの全体管理、および場合によっては強制除去の機能などの活用を検討中だ。これによって、さらなるIT資産管理体制の強化と対応業務の効率化を目指したいと考えている。
Windows更新プログラムの適用管理
いまのところ、当社では基本的にすべてのパッチ適用を推奨する運用をおこなっているが、アップデート作業については各個人に委ねている状態であるため、完全に全ての端末を最新の状態に保つことが難しくなっている。今後はSS1の更新プログラム管理機能を用いることで、各端末のパッチ適用状況や明確な所有者のいない端末へのパッチ適用などを進め、IT統制の強化をおこなっていきたい。
