医療法人社団 輔仁会 太田川病院 様

IT資産管理ツール選定のきっかけ

Excel台帳管理の限界

もともと、当院ではExcel台帳でIT資産管理をおこなっていた。しかし、Excel上のデータだけだと最新の状態までは管理できないため、資産の所在地や現状を確認する場合、直接現場に赴くしかない。
こういった台帳更新にかかる手間をなんとか削減できないかと考え、台帳を自動で更新できるツールの導入を検討し始めた。

SS1に決めた理由

ニーズを満たし、コストパフォーマンスに優れていたSS1

ツール検討当時、当院が求めていた条件は「IT資産管理以外の付加価値がどれだけあるか」だった。保有している端末が特別多いわけではないため、IT資産管理だけを目的としたツールにコストをかけるのには抵抗があった。
その点、SS1にはIT資産管理だけでなく、USBメモリなどのデバイス制限や物品管理などさまざまな機能が搭載されており、非常に魅力的だった。
一つの製品で複数の役割を担えるSS1であれば、IT資産管理以外の側面でも大いに活躍できるのではと考えたため、最終的に導入を決定した。

導入効果

600以上の物品管理を実現！保有資産の情報をSS1に集約

SS1導入後、IT資産はもちろんエージェントをインストールできない医療機器や車両などの物品についても、SS1上で資産として管理できるようになった。
当院では、「高価なモノ」「失くしやすいモノ」「盗まれやすいモノ」の3点を基準とし、どれか一つに当てはまる資産はすべてSS1に登録するようルール化している。また、SS1は各資産に対しそれぞれメモや添付ファイルを紐づけられるため、物品の画像や購入当時の稟議書・契約書・修理履歴など、関連情報をまとめて管理できるようになった。

SS1では、エージェントをインストールしていない物品の台帳登録はすべて無料である。よって現在、購入ライセンス数100台分のIT資産とは別に、600以上の物品をSS1に登録して、追加料金なしで一元管理できている。本来ならば物品管理用の製品を導入するしかないところをSS1で一本化できているため、費用対効果は抜群である。

＜太田川病院様 物品管理 情報登録イメージ（画像は一部加工を施しております）＞

USBメモリのセキュアな運用を実現

USBメモリやデジタルカメラといった各記憶デバイスについても、SS1上で細かな利用制限をかけている。特にUSBメモリについては、当院が許可し、支給したもの以外を使わせないホワイトリスト型の運用を実施中である。
ちなみに利用制限ルールを適用する2か月前には、SS1の機能によって未許可のUSBメモリなどを利用した場合に警告メッセージを表示させるようにした。接続自体を制限することはないため、職員の業務に支障をきたすことなく効果的にルール周知をおこなえたと思う。
SS1では、デバイス制限をおこなう際に「完全禁止」「読み取り専用のみOK」「警告メッセージのみ表示させる」などさまざまな制限内容を選べることから、制限ポリシーをうまく活用して、書面による通知より実行力のある形でルールの浸透を促すことができた。

ひとつひとつ丁寧に対応する、充実のサポート品質

SS1のサポートセンターの対応力にも非常に満足している。
わからないことを問い合わせた際、対応の早さはもちろんだが、一度も定型文で返信されたことがない。SS1で実現できるのか・できないのか、できないとしたらどのような代替案があるのかをいつも丁寧に教えてくれるため、よい意味でマニュアル化されていない真摯なサポート対応だと感じた。
SS1がサポート対応を外部委託することなく、直営でおこなっているからこその品質の高さだと思う。

リモコン機能や更新プログラム機能など、あらゆる機能を有効活用中

当院のSEが作った独自システムに不具合が生じたときなど、なにか端末に関するトラブルが発生した際には、現場に赴くことなく遠隔操作で対応できる「リモコン」機能も重宝している。
また、現在はWindows 10から11へのアップデートをSS1で一括配信中だ。業務上の影響度を判断しつつ個別に機器を指定してアップデートのタイミングを図れるため、業務に支障をきたさないままパッチを適用できている。
SS1導入以前にWindows 7から10へと入れ替え作業をおこなったときには、PCを一台一台並べて手作業でアップデートするしかなかった。それに比べて、SS1による更新プログラム管理は格段に作業工数が削減されている。

PC稼働ログの活用によるコスト最適化

当院では上述以外にも、定刻になるとPCを強制的にシャットダウンする「PC使用制限」機能で無駄な残業を抑制したり、PCの稼働状況を確認して使われていない古いPCがあれば入れ替えの対象にしたりなど、あらゆる場面でSS1を活用中である。これらは単に作業が楽になるだけではなく、全体のコスト最適化にもつながるため、IT資産管理の枠組みを超えた成果を実感している。

今後の展望

使えば使うほど価値があがっていくツール

SS1を使っていると、ユーザーが使えば使うほどどんどん価値があがっていくツールだとよく感じる。管理者の使い方次第で、単なる端末管理以外にもさまざまな効果を発揮できる。
今後も、SS1の機能を活用して当院のあらゆる管理業務に役立てていくとともに、まだ知らない便利な機能がないかを探りながら、よりよい運用を目指していきたい。