株式会社モトックス 様

IT資産管理ツールウェア選定のきっかけ

思うようにいかなかった既存ツールでの管理体制

もともと他社のIT資産管理ツールを7～8年ほど利用していたのだが、きちんと運用できているとは言い難かった。
例えば、本来ツール上で実施するはずの台帳情報の更新作業がおこなえておらず、各端末に割り当てている資産管理番号と使用者の名前などの情報は別途作成したExcel台帳で管理している状態であった。
またログ管理の面では、情報は取得できていたもののあまりにデータ量が膨大であったため、探したいログをすぐに探すことができず、非常に使いづらさを感じていた。

運用実態に対する、費用対効果への疑問視

上述の状況に加え費用面での課題もあった。きちんと使いこなせていないにも関わらず運用コストもかさんでしまっており、「費用対効果が薄いのではないか」ということで何度が上長より指摘を受けたほどである。
当時のツール用に導入していたオンプレミスサーバーの管理が負担になっていたこともあって、これを機に新たなIT資産管理ツールへの乗り換えを検討する流れとなった。

SS1に決めた理由

一目見て驚いた、Excel調のUI設計

まず初めに目についたのは、SS1特有のインターフェースであった。既存のツールにはなかったExcel調の管理画面であり、取得できる情報の項目も当時社内で運用していたExcelの管理台帳とよく似通っていたため、「こんなに当社にマッチしたIT資産管理ツールがあるのか」ととても驚いた記憶がある。操作自体も慣れ親しんだOffice製品のものと似ていて、とても扱いやすそうだという印象を持った。扱いやすいツールでないと、そもそも台帳を更新しようという気持ちにもなれないので、この直感的な操作感は非常に大きな魅力だった。

資産管理以外の課題も対応可能な豊富な機能群

WSUSと連動させたWindows更新プログラムの管理やUSBの接続制御、リモートコントロールといった機能が搭載されていたり、古くなって入れ替えを検討していたネットワーク遮断も連携製品で実現できたりするなど、資産管理以外の面で抱えていた他の課題に対してもSS1は幅広く対応可能だった。価格も問題なく、さまざまな管理を一挙に統合できるということで、ほぼ迷うことなくSS1の導入を決意するに至った。

導入効果

機器台帳のExcel出力機能により、情報共有も簡単に

PC端末はもちろん、スマートフォンやネットワークスイッチ、サーバーなどその他の機器についてもSS1内で一括して台帳管理をおこなえるようになった。一覧画面も、列の入れ替えやピン止め機能などExcelと同じ操作感で自由にカスタマイズできるため、かなり使い勝手がよいと感じている。SS1を使うメンバーには個々に管理コンソールを割り振っているのだが、各人の業務で使いやすいようそれぞれで画面を作り込めるのも非常に嬉しいポイントである。
また機器管理台帳の情報を画面構成そのままの形でExcel出力することも可能なので、機器に関して上長へ情報共有をしなければならない際の報告資料も簡単に作成できるようになった。

シンプルな管理画面で、ログデータの加工も容易に

万一の際に備えてログを取得しており、それを社内周知することによって、不正行為への抑止力としてもSS1は大いに貢献してくれている。
また、課題であったログ情報の活用のしづらさも解消された。SS1のログ情報はシンプルでわかりやすく、管理画面上で必要なログのみをピックアップした状態でデータ出力できるため、より効率的にログ監査をおこなえるようになった。以前のツールでは非常に細かい粒度のデータを一括でcsv出力することしかできず、必要な情報の選別やシートの加工に大きな手間がかかっていたので、この点が解決できたことは喜ばしい。

柔軟な配信グループ設定機能により、現場の状況に合わせたパッチ適用を実現

Windowsの機能更新／品質更新プログラムについてはWSUSとの連動で、Office 365の更新プログラム管理についてはSS1単独でそれぞれ更新管理を実施している。パッチを適用する部署や人、適用日時をSS1の管理画面上から設定し、段階的な更新スケジュールを組むことによって、トラフィック負荷を回避ながら更新プログラムの配信をおこなえるようになった。
同時に、まずは情報システム部門や一部の詳しいユーザーにのみ更新を適用して、動作検証をおこなったあとに全体へと展開するといった運用で、更新によるトラブルの回避にも役立てている。
Office 365に関しては、「更新による影響が大きそうな、業務ツールでOffice製品を活用しているチームへの配信は後回しにする」「早く更新をおこなってほしいと要望のあった個人に対しては先に配信する」など、現場の状況に即したパッチ適用をおこなうこともあるのだが、これもSS1の管理画面上から配信グループを自由に設定することで柔軟な対応が可能となった。

ライセンス未使用期間を正確に把握し、コスト最適化に貢献

当社では、すでに導入済みの有償ソフトウェアに対するライセンスの追加購入依頼があった際、まず現在のライセンス割当状況をSS1から確認し、再活用できるライセンスはないかを検討するようにしている。具体的には、SS1で各ユーザーの「当該ソフトウェアの未使用期間」を把握し、長くソフトウェアを使っていないユーザーのライセンスを、新たに購入を希望するユーザーへと割り当てるといった運用である。
このように既存の購入済ライセンスを過不足なく使えるようにすることで、ライセンス割当状況の最適化と無駄な支出の防止につなげられた。