株式会社明和不動産 様

IT資産管理ツール選定のきっかけ

社員数が増加するなか、IT資産を適正かつ効率的に管理するため

SS1導入前は手作業でIT資産台帳を作成し管理をおこなっていた。しかし、社員数が増加するなかで人力での管理には限界があり、台帳の更新もマンパワーでは難しく、より分かりやすく効率的な管理を目指し、専用ソフトの導入検討に至った。
また当社では、Google Workspaceを導入しており、よりセキュアなGmailの運用を実現する必要性も感じていた。

SS1に決めた理由

Google Workspace（Gmail）の安全な運用

大きな決め手となったのは、SS1が唯一Gmailのログをメールログとして取得できるということだった。ログがあれば不正なメール（標的型攻撃メールなど）の内容確認や、そのようなメールが届いた場合の社員への注意喚起などもできるというメリットを強く感じた。製品選定時には、いくつかの製品を比較／トライアルを実施したが、SS1はログの保存期間も長く、台帳をExcel出力できる点にも心惹かれた。

世代を問わず“管理者に優しい”管理画面

SS1の管理画面はExcel調のため、世代を問わずどの管理者でも操作に慣れるのが早いと感じた。実際、SS1導入後に入社した社員からも、「操作も簡単で、想像通りの動きをするため使いやすい。」と声が上がっている。

導入効果

PC使用時間制限機能により、長時間労働の抑制と意識改革を実現

定時後、指定の時間に残業申請のポップアップメッセージを表示させ、残業でPCの使用時間を延長をする際は申請を必須にしている。さらに、申請のない場合や延長時間を過ぎた場合にはPCの電源をOFFにする制御をかけている。また、始業前についても、SS1でPCの使用可能時間を設定しておくことで、朝残業の防止もおこなっている。そのため、ステルス残業や長時間労働対策としてもSS1を有効に活用できている。
このような制限は、状況を無視して厳格にしてしまうと業務に影響が出る可能性もあるが、SS1は社員自身で残業延長を判断する運用が可能であるため、緊急度や重要度の高い業務が発生した場合にも柔軟に対応できている。また、単純に時間の延長ができるだけなく、残業理由も入力でき、そのログも残るため、社員の残業削減への意識改革はもちろん、不要な残業抑止にも効果を感じている。

USBメモリなどの使用制限によるデータ持ち出しの禁止

情報漏えい対策の一環として、当社ではUSBメモリの使用を制御している。基本的には全面禁止にしているが、貸し出し用として許可しているデバイス限定で使用できる設定にしている。
しかし、お客様とのやり取りなどでどうしてもデバイスの使用が必要になるケースもあるため、その場合は申請制で一時的に使用許可をする運用にしている。SS1では、時間帯を絞って使用制限を解除できるため状況に応じた対応ができている。また、　使用期限が過ぎれば、自動的に制御が再開されるため、ポリシー設定の戻し忘れも発生せず便利である。

注意喚起とログ取得で、業務上不要なWebサイトの利用を抑制

当社では、業務効率化を積極的に推進しており、RPAなどのシステム導入も意欲的に実施しているが、その実現のためには、やはり社員の意識を変えることが重要だと考えている。そこで当社は、業務に不要なWebサイトの閲覧やSNS利用があった場合に、対象のPCにメッセージを表示して、業務に必要な作業かどうか呼びかけるように設定している。完全にアクセスできないような設定ではなく、注意喚起にとどめることで実務に即した運用ができている。
さらに、ログを取得していることで、まれにある社員からトラブル発生の連絡にも迅速に対応できている。どういう操作をしてトラブルが発生したのか、どういう状況なのかなどの原因が究明しやすくなった。SS1を導入したことで台帳管理の効率化はもちろん、あらゆる方面からセキュリティ対策が強化できたと実感している。

アンケート機能を活用しリモートワーク環境を整備

SS1には、自由に項目を作成し、管理対象機器にアンケートやメッセージを配信する機能がある。当社ではリモートワークを開始する際に、この機能を用いて社員に対して自宅のネットワーク環境に関するアンケートを実施し、環境整備に活用した。
アンケート結果は、回答があった機器の情報と自動で紐づくため、手入力では時間のかかる作業も効率的におこなえる。今後は、誰がどの機器を使用しているかといった使用者情報なども明確化して適正な管理を進めていきたい。

今後の展望

DXを展開しながらさらなる運用の効率化を目指す

当社は、社風として新しいものを取り入れていく「わさもん」（熊本の方言で「新しいもの好き」の意）の精神が根付いており、DXの一環として新しいシステムも積極的に導入・活用している。
SS1導入後、更新性・信憑性の高い台帳管理ができており、いつも頼りにしている。今後も安定して利用を続けると共に、　まだ導入していないオプション機能も検討し、当社のDX推進にマッチするものを取り入れていきたいと考えている。