株式会社東京リーガルマインド 様

IT資産管理ツール選定のきっかけ

ツールとExcel台帳による二重管理の煩雑さ

SS1導入以前は、他社製品とExcel台帳で二重管理をおこなっている状態だった。しかし二つの台帳間で情報に齟齬があり、資産の状態が十分に把握できていないという部分に大きな課題を感じていた。
また、既存ツールに搭載されていた資産管理機能の使い勝手の悪さも悩みの一つであった。以上の経緯から、台帳を統合して資産を一元管理でき、かつより使いやすいツールはないかと考え、リプレース検討を開始した。

Windows 10への入れ替え

製品導入の大きなきっかけとしては、Windows 10端末への入れ替えをおこなう予定があったことも挙げられる。資産管理ツールをリプレースするにあたって、エージェントの入れ替え作業などを煩雑に思っていたが、新しく機器を入れ替えるタイミングとあわせれば比較的楽にエージェント配布がおこなえるのではと考えた。
こういったよいタイミングが重なったこともあり、本格的に各社製品の比較をおこなうようになった。

SS1に決めた理由

機能と価格のバランス

初期に検討した他社製品は、当社が求めている以上の不要な機能が多く搭載されていたこと、その分高額で費用感があわなかったことから導入を見送っていた。他によい製品がないか調査をおこなっていたところ、展示会でSS1に出会い、必要な機能のみ選べるうえに価格も予算内に収まっていたことから最有力製品となった。

無料トライアルで使いやすさを実感

導入前に無料トライアルを実施し、事前に使い勝手を確認できたところも安心して導入を決められた理由である。Excel調 管理画面の使いやすさやデータの入出力のしやすさ、さらにサポートデスクの対応の素早さ・的確さなども評価でき、「これなら管理できそうだな」と思えたため最終的に導入を決定した。

導入効果

どこになにがあるのか、資産の所在をきちんと把握可能に

SS1を導入したことで、当初の大きな課題であった「資産の一元管理」を達成できた。どこの部門にどれだけの資産があるのかきちんと確認できるだけでなく、リモートコントロール機能やPC操作ログ機能を活用することで、社内ヘルプデスク対応の効率化にも役立てられている。
また、SS1の「エージェントを入れなければ資産の台帳登録自体は無料である」という点を活用することで、一部業務で運用しているスタンドアロン状態の端末も台帳上で一元管理できるようになった。

毎月のレンタル契約状況を可視化し、経費振り替え作業を効率化

SS1の契約管理機能を利用し、レンタルPCに関する部門ごとの経費振り替えを実施している。（詳細は下図参照。）
SS1はデータベースから直接データを抜き取って自由に加工できるため、こういった当社独自の運用にも活用しやすい。

その他、管理画面上でレンタル契約の開始期間／終了期間を入力することで、資産管理の一環として各契約の状況をきちんと把握できるようになった。

＜東京リーガルマインド様 契約管理 情報登録イメージ（画像は一部加工を施しております）＞

DVD-ROMなど外部記憶媒体の接続制限機能で、セキュアな運用を実現

当社では基本的に、USBメモリをはじめとした外部記憶媒体の接続を全面禁止にしている。ただし、一部の業務ではお客様先へ情報を提出する際にDVD-ROMなどでデータを受け渡す必要があるため、事前に申請された情報持ち出しに関するワークフローを承認した場合のみ、SS1上で一時的な許可ポリシーを適用することで対応している。許可ポリシーは適用期間の設定も前もっておこなえるため、休日などシステム部門がいない期間でも問題なく運用できるように なった。
以前まではActive Directoryで対応していたのだが、許可ポリシーの適用エラーなどで1時間以上対応に追われることもあった。SS1ではそういったミスもなく、5-10分程度で対応を終えられるため、非常に助かっている。

WSUSとの連携で、Windows OSパッチの適用確認も簡単に

OSのパッチ適用管理でも、SS1を活用している。パッチ配信自体はWSUSを利用しているものの、各パッチの適用進捗の確認や端末ごとの適用状況についてはSS1の管理画面のほうが見やすいため、配信結果はSS1から確認するようにしている。
また、「機器カスタマイズ検索」機能を使うことで、特定の文書番号ごとに適用対象となっている端末のリストを取得するという運用をおこなったこともある。このように、機器カスタマイズ検索ではあらゆる条件で端末を抽出できるため、今後もさまざまなシーンで大いに活用していきたい。

今後の展望

SS1に対する習熟度を高め、さらなる資産管理体制の強化へ

前述の機器カスタマイズ検索による運用は、サポート窓口に「こんなリストを取得したい」と問い合わせたことで知った方法である。その際、まだまだSS1には活用できる機能がたくさん眠っているのではないかと感じた。今後は、そういった細かい機能をさらに使いこなすことで、より一層の管理体制強化と業務効率化を目指していきたい。