以前は、国内各拠点のPCやソフトウェアなどのIT資産管理を、エリアごとに東京本社と大阪支店で二分化していた。それぞれExcelやデータベースソフトを用いて管理していたが、お互いの状況の連携などに手間がかかることや、メンテナンス性の悪さに不満を感じていた。このような背景から、管理の一元化と業務効率化が図れるツールの導入検討を始めた。
当社は、PCなどのIT資産を全てリース契約にて調達しており、管理部で一括発注して各部署に提供している。中途入社や部署異動の際は、その都度必要となったタイミングでPCを発注するため、リース契約の開始時期もバラバラであり、管理が複雑だった。また、ソフトウェアの調達窓口も東京と大阪で分かれていたため、予算管理に手間がかかっており、このような状況も改善したかった。このため、リース契約情報とソフトウェア購入予算の正確な管理が実現できる機能を持ち合わせたツールの導入が必要であった。
ツール導入の情報収集のため、展示会などで10製品以上の説明を聞き、詳細な比較表を作成しながら部署内で検討を重ねた。他社製品はセキュリティツールにIT資産管理機能を付け足したような印象を受けたが、SS1はIT資産管理を主軸とした製品設計であり、当社の必要とする詳細なリース契約・予算の管理がおこなえる契約管理機能がとりわけ充実していた。シンプルな見た目や操作性も、当社の運用とマッチした管理をスムーズに実現できると感じ、SS1の導入を決めた。
IT資産管理ツールを導入するにあたって、まずはIT資産管理の徹底により基盤を整えた後、社内規則の見直しを含めたセキュリティ強化の実施という二段階のテーマを掲げていた。そのため、PCなどのログを収集・管理できる機能を備えていることも重要だった。SS1は、IT資産管理機能の充実に加えてさまざまなログ管理機能を備えており、必要に応じて機能を追加できるため、当社の方針にあった管理体制の強化が実現できる点が魅力的だった。
SS1を導入したことで東京本社と大阪支店のIT資産管理を一元化できたため、PCやソフトウェアの利用状況の正確な把握が可能となり業務効率化が図れた。また、Active Directory連携機能によりユーザーアカウント情報をSS1に自動反映できるため、以前は出来ていなかった機器情報と使用者の紐づけが容易になり「誰が」「どのPC」を使用しているかを判別できるようになった。PCの未使用期間をチェックすることも可能で、使用状況の把握にも役立っている。
SS1の契約管理機能により、複雑だったリース契約情報、ソフトウェアの購入予算を一元管理できるようになった。例えば、PC本体のリース契約にあわせて必要となるソフトウェアの費用を合算し、PC1台当たりのコストを算出したうえで、部署ごとに毎月どれぐらい予算が必要かといった計画にも、SS1を役立てている。さらに当社では、サーバー構築費やシステム開発費などITに関わるあらゆる費用をSS1に登録し、リース契約に限らず経費の管理にも活用している。
GSIクレオス様 SS1契約管理画面 （画像は一部加工を施しております）情報セキュリティに関する社内規則の見直しのため、SS1のアンケート機能を活用して、社員にUSBデバイスの利用に関するアンケート調査をおこなった。選択式や記述式など入力フォームを細かく簡単に設定し、各PCに一斉配信して自動集計できるため、多大な工数を割くことなくUSBデバイス利用の実態調査をおこなうことができた。
インターネットを介した情報漏洩への対策として、フリーメールやオンラインストレージ、ファイル転送サイトなどのWebサービスの閲覧を禁止している。対策実施にあたっては社内の反発も予想されたため、事前に説明会を開催し、Webサイトの閲覧ログ取得の必要性、閲覧禁止に該当するサイトを周知することで、スムーズに運用を始められた。また、ログの取得を社員に共有したことが違反行為の抑止になり、情報報漏洩のリスク軽減につながった。
USBデバイスの利用に関するアンケートで集めた意見を取り入れながら、業務に支障が出ない範囲でUSBデバイスの使用可／不可などの利用制限を実施し、ログの確認による違反行為のチェックなどもおこなっていきたい。
管理部 部長 窪田 様（左）管理部 システム課大阪 青木 様（右）
| 名称 | 株式会社GSIクレオス http://www.gsi.co.jp/ |
| 本社 | 東京都千代田区九段南二丁目3-1 |
| 資本金 | 71億86百万円 |
| 事業内容 | ・繊維事業 ・工業製品事業 ・ナノテクノロジー事業 |
| 管理台数 | 530台 |
| 購入オプション | 未登録PC管理 デバイス制限管理 Web閲覧ログ・閲覧禁止設定 PC操作ログ 印刷ログ ログレポート Active Directory連携 リモートコントロール |
これまでも、これからも GSIクレオスは「人」のそばにあり続けます。
Produce The Future
繊維という人にもっとも「ふれあう」製品分野を基盤に事業をスタートしたGSIクレオス。機械・化学品などの他分野への進出も「人の暮らし」との密接な関わり合いのなかで行われてきました。「ここちよさ」「ぬくもり」「使いやすさ」「お気に入り」。そんな、一人ひとり異なる繊細な感情を満たすためには、机の上での計算や開発ではなくお客様の立場で、考え、悩み、チャレンジしなければならないことを私たちは知っています。10年、20年先の未来を見据えながら、先端素材事業をはじめとする私たちの新たな取り組みがすでに始まっていますが、それらすべても「人」をまんなかに、より根本的なところから取り組み、人々との、これまでにないふれあい方を探求するものです。
