セミナー情報【太田川病院様】IT資産管理ツール「SS1」導入事例インタビュー
「セキュリティ対策」や「働き方改革」にも役立つとして注目されている、IT資産管理ツールSS1。 2005年のパッケージ販売開始以降、多くの企業様にご愛用いただいております。今回は2020年3月よりSS1をご利用いただいている、医療法人輔仁会 太田川病院の導入事例をご紹介します。
IT資産管理ツールを検討したきっかけ
法人本部 山島様（左）、川崎様（右）
IT資産管理ツール導入をご検討されるまでの経緯をお聞かせください。
太田川病院 川崎様
もともと、当院ではIT資産を含めたすべての資産についてExcel台帳による管理をおこなっていました。しかし、この運用がなかなか手間のかかるものでして...。そこで、IT資産と同時に物品の管理もできるようなツールがないかを探していたんです。
太田川病院 山島様
Excelでの物品管理だと、その物品がどこにあるのか・どういう状態なのかを知るためには、いちいち現場に行かなければいけませんでしたからね。その場に赴く管理者側の負担ももちろんですが、その物品を使用者が使っている途中だった場合は、使用者側の作業も中断させてしまいます。
台帳の更新をおこなうために多くの工数をかけている状態だったので、資産に関する情報を自動で収集して、遠隔でも確認できるようなものがほしかったんですよ。
IT資産管理というより、物品管理のほうがニーズとして高かったんですね。
川崎様
そうですね。そういう状況のなかで、山島本部長がいろいろな展示会をまわられてツールを探していたときに「SS1」に出会いました。
山島様
実は当初、「IT資産管理のためだけのツールであれば、割高だな...」と思っていたんです。
管理台数が500台や1,000台を超えてくるような規模であれば、IT資産管理をおこなうこと自体に価値があるでしょうが、うちはそこまで管理したい台数も多くありませんでしたから。
しかしディー・オー・エスの担当者と話して、SS1の仕組みやできることなどを聞いているうちに、IT資産管理以外の場面でも活用できそうなものだとわかりました。だったら導入する価値があるかもしれない、と考えたのがすべての始まりでしたね。
ニーズを満たし、コスパに優れていたSS1
ツール検討時は複数製品を見比べたとお聞きしています。どういったところを気にして選定されましたか？
山島様
もっとも気にしたことは、「どれほどの付加価値があるか」でした。先ほども言った通り、IT資産管理だけを目的にしてしまっては、うちの稟議を通すのは難しいと考えていましたから。それ以外にどんなことができるのかという点に着目していましたね。
最終的には、有名どころの製品についても調査して4社コンペになりました。
そのなかで、SS1をお選びいただけた理由は？
山島様
他社の製品にもうちが必要としていた機能は搭載されていたんですが、なにぶん値段が高くて...。費用対効果という面ではいまいちな印象でした。
必要な機能が揃っていて、かつ価格もそれに見合うものはどれかと考えたとき、最後に残った選択肢がSS1だったんです。
SS1は必要な機能のみを導入できますから、そのコストパフォーマンスのよさが太田川病院様にマッチしたようですね！
600以上の物品管理を実現！医療機器など、資産の情報をSS1に集約
SS1を導入したあと、当初思い描いていたような管理はできていますか？
川崎様
もちろんです！医療機器をはじめとしたあらゆる物品について、SS1上で詳細に管理できるようになりました。
SS1の機器詳細画面のなかには、PDFや画像などを資産に紐づけて格納できる「イメージ」という箇所があるんですが、そこに関連ファイルをまとめることで、物品データベースとして活用しています。
たとえば医療機器の場合だと、購入当時の稟議書や見積書、契約書、機器の実際の写真、修理履歴といったドキュメントを格納しています。こうしておくことで、その医療機器の購入経緯や当時見比べた他社製品の価格など、関連情報をあとから振り返りたくなったときにすぐ確認できるようになりました。
医療機器のほかに、車輛の管理などにも活用していますよ。車の場合、あらかじめ決めておいた角度で撮影した写真や、車検証などを格納しています。
おお！これだと、車体に傷がついたときに「いつの時点でついたものか」の証跡にもなっていいですね。
山島様
写真は、中古車販売サイトの画角を参考に撮るべき箇所をルール化しました（笑）。とても見やすいですよね。
当院では、「高価なモノ」「失くしやすいモノ」「盗まれやすいモノ」の3点を基準として、どれか一つでも当てはまればSS1に登録するという運用をおこなっています。
現在この基準に合致するモノとして、600以上の物品をSS1で管理しているんですよ。
川崎様
ちなみに、物品の現物にはすべてSS1用にシールを貼り付けています。SS1上で登録している物品名と同じものを印字していますので、現物をみながら「この資産の詳細を知りたい」となったときはシールをみて物品名を確認し、SS1で検索することで関連書類を閲覧できる...という仕組みです。
完全に物品データベースとしてSS1を使いこなしていただいていますね。
山島様
紙の書類で管理していたころは、ほしい情報を確認するまでに相当な手間がかかっていました。SS1を使うことで契約書や稟議書などをデジタル化できたので、非常に満足しています。
SS1でおこなうデジタル化のいいところは、「属人化を防げる」ことです。Excel台帳やSEが作る独自のシステムを使うと、どうしても運用担当者がいなくなったときに困ってしまいます。
SS1であれば、ツールの使い方さえマスターすればだれでも物品管理業務を引き継げるので、そういった意味でも重宝していますね。
しかも、SS1はエージェントをインストールしていない物品について、手動で登録しなければならない代わりにライセンス料がかかりません。当院が購入しているライセンスは100台分ですが、それで600以上の物品を管理できていると考えると、ものすごい費用対効果です。
本来であれば、別の専用ツールを導入して実現するようなことですからね。本当にSS1をいれてよかったと思っています。
USBメモリのセキュアな運用を実現
「デバイス制限管理」機能もお使いいただいているとお聞きしています。
川崎様
はい、そちらも活用していますよ。
現在当院では、こちらで許可し支給したパスワード機能付きのUSBメモリのみを使用可能として、それ以外の接続を原則禁止するようSS1で設定しています。それに加えて、デジタルカメラなどその他のデバイスについては例外的に読み取り専用でのみ使用可能とするポリシーを作成することで、データの持ち出しや漏洩を防いでいるんです。
（SS1デバイス制限管理 ポリシー設定画面イメージ）
当初、こういったデバイスの制限は大変なのかな...と身構えていたんですが、実際にSS1を使ってやってみたら、思いの外スムーズに運用をはじめられてビックリしました。
使用可能とするデバイスなどを結構細かく設定しているんですが、いまのところトラブルなくうまくいっていますよ。
山島様
使用禁止ポリシーを本格的に適用させる前に、「指導モード」によって準備期間を設けられたことも非常によかったですね。
川崎様
確かにあれは効果てきめんでしたよね！
うちでは実際にデバイス制限をはじめる2か月前から、デバイスを接続すると警告メッセージを表示させるようにSS1で設定していたんです。あのメッセージが表示されると、職員の反応が変わるんですよ。「え！〇月〇日からこのデバイスは使えなくなるんだ！」みたいな。
こういったルールって書面で周知しても全然浸透しないものなんですが、SS1の機能を使うことでとても効果的にルール開始を案内できたと思います。
結果的に書面での通知はおこなわないまま、あらかじめ決めておいた期日通りにスパッと運用を開始することができました。
迅速かつ丁寧なサポート対応
川崎様
あと、ディー・オー・エスさんはサポートセンターがとにかくすごいですよね！
いままでいろいろと機能に関する問い合わせをしてきましたが、一つひとつの事案に対して、非常に丁寧かつ真摯に対応してもらえました。
ここまできちんと回答をしてもらえたメーカーさんって、あんまり出会ったことないんですよね。問い合わせた内容に対する「できる・できない」だけでなく、「こういう運用であればできますよ」という代替案まで出してくれますし。
営業さんに連絡しても、「その問い合わせは自分ではなくサポート窓口へどうぞ」みたいにたらい回しにされることなく、きちんと内部で必要部署に連携をとったうえで回答してもらえます。
そして、対応スピードがはやい！でも定型文で返ってくるわけではなく、いい意味でマニュアル化されていないしっかりとした答えがいただけるんです。ちゃんと社内で検討したうえでご連絡いただいているんだなというのがよく伝わります。
山島様
たしか、サポートセンターの方々はディー・オー・エスさんの直営なんですよね？
いれたあとのサポートがしっかりしているというのはとても大事なことですし、あとあとわかる良さですよね。
サポートメンバーと営業メンバーは、密に連携がとれる体制を常に築いています。そういったところをご評価いただけるのは、我々としてもとても嬉しく思います！
リモコンや更新プログラム管理など、あらゆる機能を有効活用中
そのほか、SS1を活用している場面はありますか？
川崎様
トラブル対応の際などに、SEがよく「リモートコントロール」機能を活用していますね。当院のSEが独自システムを構築・運用しているんですが、そのシステムに何らかの不具合があった場合に、該当の端末に対してリモート接続をおこなっています。
特に、院内ではなく離れた場所にある「東ケアセンター」の端末でトラブルがあったときなどは、リモート接続ができるのとできないのとでは全然違いますからね。この機能があるだけでも非常に助かっています。
あとは「更新プログラム管理」機能も現在使っている最中ですよ。Windows 10からWindows 11へ入れ替えているんですが、端末への影響度を鑑みつつ、少しずつSS1側で制御してパッチを適用しています。
一気に端末へ更新をかけてしまうとネットワーク負荷がかかって、最悪の場合全PCが止まってしまう恐れがあります。病院というのは24時間365日稼働が基本ですから、そうなると非常に大きな問題になってしまうんですよね。
SS1であれば、パッチを適用する端末や時間帯などを細かく設定することでそういったトラブルを回避できるので、とてもありがたいです。
そして「ISOファイル」を使ったパッチ配信がおこなえることも、SS1でやる更新管理のメリットだと思います。ISOファイルは裏で動くプログラムですから、使用者が作業を継続した状態でも更新をかけることができるんですよ。
通常の更新プロセスを踏むと、長時間PCに触れなくなることもありますから...。それに比べると、ISOファイルでの配信は管理者・使用者ともにメリットは大きそうですよね。
川崎様
あれはすごいなと思いましたね（笑）。
SS1導入以前にWindows 10へ入れ替えたときは、PCを一台一台ずらっと並べて、手作業で更新をおこなっていました。それに比べたら、SS1を使うことで更新プログラム管理がすごく楽になりましたよ。
PC使用時間の制限や稼働状況の管理で、コスト最適化にも貢献
川崎様
SS1の「PC使用時間制限」機能を使って、残業を抑制する取り組みもおこなっています。これは以前ディー・オー・エスさんにオススメしてもらった運用なんですが、実際に効果が出てきているところですよ。
（電源OFF／強制ログオフといった制限種別や、制限する時間等を簡単に設定可能）
あとはPC稼働状況ログから、院内に点在した端末の稼働状況を確認して、稼働率の低いものはないかを探したりもしています。
山島様
稼働率が低く古い端末については、積極的に入れ替えの対象にしているんです。
SS1の画面をみれば、その場に行かなくとも稼働していない端末がすぐにわかるので、こうした先入れ・先出し方式の管理を簡単におこなえて便利ですね。
残業を抑制することは人件費のカットにつながりますし、入れ替え対象の端末を適切に選別することでコスト最適化にも役立てられているんですね。
IT資産管理の枠組みを超えた価値を持つSS1
SS1をここまで使いこなしていただけるとは...。我々ですら、勉強させていただくことだらけです。
山島様
もっといろんな機能をアピールすればいいのに！と思っていますよ（笑）。せっかくSS1はいろんな使い方ができるツールなんですからね。
川崎様
いまお話しした以外にも、「IPアドレス台帳」や「PC操作ログ」機能など、SS1で提供されている機能は余すことなく活用しています。そのなかで思うのが、「使えば使うほど価値が上がっていくツールだな」ということです。
もちろん導入前から「さまざまな場面で活用できるツールである」とは認識していたんですが、実際に導入したあとに改めて効果を実感する場面も多いんですよ。
山島様
一つのシステムで複数の役割をこなせるので、とにかく費用対効果もいいですしね。
あとは資産の管理を徹底できたことで、必要なものを、必要な分だけ保有する体制を構築することができました。これはコスト面でもメリットのあることですが、セキュリティ面においても利点になります。セキュリティ上一番いいのは、「無駄な資産を職員に持たせない」ことですからね。
川崎様
「SS1をいれてよかったな！」と心から思っていますよ。まだいろいろと私たちの知らない細かな便利機能があるようなので、今後はそういったところも使っていきつつ、活用の幅を広げていきたいですね。
非常に嬉しいお言葉、痛み入ります。山島様、川崎様、今回は貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。
（インタビュー：ディー・オー・エス 古賀） ※インタビュー内容は取材当時のものです
医療法人社団輔仁会 太田川病院様
太田川病院は１９８０年に開院して、おかげさまで４５周年を迎えることになりました。当時から基本方針の一つとして「地域医療に貢献できる病院を目指し、急性期から慢性期までの医療、リハビリテーション、在宅医療などの幅広い地域ニーズにこたえるため、医療と介護サービスを提供しています。」を掲げておりました。
これからも、地域に必要とされる法人（太田川病院・太田川東ケアセンター）でありつづけるために、地域の発展に努め、安全・安心な医療や在宅支援サービスの提供を目指してまいります。
【業種】医療福祉業
【管理台数】100台
【URL】https://www.otagawa-hp.com/hospital/
SS1をご活用いただいている太田川病院様の導入事例をご紹介させていただきました。 IT資産管理ツールの導入、入れ替えをご検討されている方は、ぜひ下記よりお気軽にお問い合わせください。
SS1LAB編集部IT資産管理ツールSS1/SS1クラウドを開発・販売している、株式会社ディー・オー・エスの営業企画部メンバーで構成されています。IT資産管理・ログ管理・情報セキュリティ対策など、情シス業務の効率化に役立つ最新トレンド情報を随時発信中！
