テレワークで増加するPCの管理漏れを阻止！リース・レンタル契約情報はIT資産管理ソフトで管理しよう

テレワーク実施のために急遽、PCをリース・レンタルで調達された企業様も多いのではないでしょうか。リース・レンタルで機器を調達した場合、機器の所有権はリース・レンタル会社にあるため、契約期間が終わると返却しなければいけません。
そのため、利用場所・利用者、契約形態などを把握しておき、定期的に契約更新をおこなうなどの対応が重要になります。IT資産管理の観点からも、購入したIT機器だけでなく、リースなどで調達したIT機器も、契約内容とあわせて適切に管理することが大切です。契約情報の更新や機器管理を怠っていると、リース・レンタル期限の超過や、経理部とシステム部とのやりとりが煩雑で手間がかかるなど、トラブルのもとです。

そこで今回は、IT資産管理ソフト「SS1」の「契約管理機能」を活用した、契約情報の管理を効率化するポイントをご紹介します。

IT資産管理ソフトSS1の「契約管理機能」をご紹介！

IT資産管理を実現するために開発されたSS1は、2000年にパッケージ化し、毎年バージョンアップを重ねてまいりました。今回ご紹介する契約管理機能は、システム管理者様の要望にお応えし、製品誕生初期より皆様に愛用いただいているSS1ならではの機能です。IT資産と契約情報の一括管理を実現します。

1．契約書と機器情報を一元管理

契約書の管理について、紙の契約書をファイルに保管しておく企業様は多いかと思いますが、契約内容を確認したい時に、たくさんの契約書の中から目当てのものを見つけるのに時間がかかったり、紛失してしまう可能性があります。また、テレワークを実施中、紙資料の確認のために出社しなければならないケースが発生することも考えられます。
SS1を利用すれば、リース・レンタルしているIT機器のインベントリ情報を自動収集し台帳化。加えて詳細に契約情報を登録できるので、該当する機器情報と紐づけて管理し、どの機器がどんな契約内容かをすばやく把握することが可能です。実際の契約書も添付ファイルとしてデータ保存できます。

2．管理者ごとの閲覧権限の付与が可能

さらに、SS1は管理画面の閲覧権限を自由に設定できます。例えば、総務部に契約管理画面の閲覧権限を付与することで、契約情報は総務部で一括管理させるなど、作業分担できます。情報を共有しながら、効率的に管理をおこなうことが可能です。

3．リース・レンタルの更新時期を適切に把握

契約時期の違うリース・レンタルの機器が増えてくると、契約満了時期の把握が難しくなり、契約更新などが漏れてしまうことも懸念されます。SS1は、管理者にメールで契約満了日を通知することができるため、契約が切れる前に更新を促し、更新漏れを防ぐことが可能です。

4．リース・レンタル契約にかかる予算を把握・適正化

IT機器の導入には、経費算出・予算取りがつきものです。特にリース・レンタルで契約した機器を、複数の部門で管理・使用している場合に、部門ごとの予算を計上するためには、各部門で使用している機器を把握し、個別に集計する必要があります。
SS1では、部門ごとで契約にかかる予算を登録でき、それらを一括で管理することが可能です。各部門にどれくらいの予算がかかるのかを俯瞰で把握できます。
また、SS1では契約にかかる予算を前年度の実績と比較して算出することができます。前年度にかかった予算は、自動で収集できるため、手間なくスムーズに予算編成を検討できます。

まとめ

このようにSS1は、IT資産の詳細な契約管理が可能です。当機能を活用し、業務を効率化を実現いただいた企業様の事例も多数ございますので、よろしければご覧ください。
●株式会社GSIクレオス様の導入事例はこちら
●カイゲンファーマ株式会社様の導入事例はこちら

SS1には契約管理機能だけでなく、機器やソフトウェアの管理、Windows 10更新プログラムの管理、PC使用時間制限などIT資産管理にかかわる機能を基本機能としてご利用いただけます。
また、ログ管理やデバイス制限などのセキュリティ管理機能などはオプション機能で必要な機能のみを選べる構成になっております。テレワーク中のセキュリティ対策や、労務管理などにも使えるSS1の詳細は下記の記事をご覧ください。
●テレワークセキュリティの記事はこちら
●働き方改革の記事はこちら

テレワーク実施に伴い増加した端末管理にお悩みの方は、ぜひSS1の活用をご検討ください。
●SS1に関するお問い合わせはこちら

著者プロフィール
SS1LAB編集部
IT資産管理ツールSS1/SS1クラウドを開発・販売している、株式会社ディー・オー・エスの営業企画部メンバーで構成されています。IT資産管理・ログ管理・情報セキュリティ対策など、情シス業務の効率化に役立つ最新トレンド情報を随時発信中！