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リース、レンタル、保守などの契約管理特集

リース・レンタル保守などの契約機器の管理でお困りではありませんか?

機器のリース・レンタル・保守契約の管理でよくあるお悩みとは?

企業でPCやサーバーなどを導入する場合、「一括で購入する」、「リース・レンタルで調達する」などの方法があります。購入する場合は会社の資産となりますが、リース・レンタルで機器を調達した場合、機器の所有権はリース・レンタル会社にあるため、契約期間が終わると返却しなければいけません。

そのため利用場所・利用者、契約形態などを把握しておき、定期的に契約更新をおこなうなどの対応が重要になります。

管理が必要になるリース・レンタルのPCを導入した場合、以下のような問題が発生する可能性があります。

契約管理の3つのお悩み

IT資産管理ソフト「System Support best1(SS1)」の【契約管理機能】を活用すれば、これらの問題を簡単にクリアにできます。SS1で、手間のかかる契約管理を効率化しましょう!

契約管理の秘訣は「機器情報」「予算」「契約満了日」の正確な把握!

契約書をすぐに確認したいのに見当たらない

紙の契約書をファイルに保管しておく企業様は多いかと思いますが、契約内容を確認したい時に、たくさんの契約書の中から目当てのものを見つけるのに時間がかかったり、紛失してしまうということも考えられます。

IT資産管理ソフトSS1を利用すれば、リース・レンタルしているIT機器のインベントリ情報を自動収集し台帳化。加えて詳細に契約情報を登録でき、該当する機器情報と紐づけて管理できるため、どの機器がどんな契約内容かをすばやく把握することが可能です。

契約管理の3つのお悩み

さらに、SS1は管理画面の閲覧権限を自由に設定できます。

例えば、総務部に契約管理画面の閲覧権限を付与することで、契約情報は総務部で一括管理させるなど、作業分担できます。情報を共有しながら、効率的に管理をおこなうことが可能です。

契約管理の閲覧権限のみ総務部管理者に付与

リース・レンタルの契約更新・解除の期限をすぎてしまった

契約時期の違うリース・レンタルの機器が増えてくると、契約満了時期の把握が難しくなり、契約更新などが漏れてしまうことも懸念されます。

SS1は管理者にメールで契約満了日を通知することができるため、契約が切れる前に更新を促し、更新漏れを防ぐことが可能です。

契約満了日になる前に自動でアラートを通知

リース・レンタル契約にかかる予算を把握・適正化したい

IT機器の導入には、経費算出・予算取りがつきものです。

特にリース・レンタルで契約した機器を、複数の部門で管理・使用している場合に、部門ごとの予算を計上するためには、各部門で使用している機器を把握し、個別に集計する必要があります。

SS1では、部門ごとで契約にかかる予算を登録でき、それらを一括で管理することが可能です。各部門にどれくらいの予算がかかるのかを俯瞰で把握できます。

部門別契約金額一覧

また、SS1では契約にかかる予算を前年度の実績と比較して算出することができます。前年度にかかった予算は、自動で収集できるため、手間なくスムーズに予算編成を検討できます。

作成した予算を自動で収集された前年度の実績と比較可能

SS1導入ユーザー様の声をご紹介

「SS1」は管理台数、業種に関わらず、多くの企業様に契約管理機能をお使いいただいております。

ぜひ、下記の導入事例をご参照ください。導入事例一覧

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