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ソフトウェア特集

必要性が高まる「ソフトウェア管理」

日常の業務にかかせない様々なソフトウェア。

そのソフトウェアを、社内全体でどのように利用しているか把握されていますか?

ソフトウェアベンダーによる「ライセンス監査」の活発化などにより必要性が高まっているソフトウェア管理は、

適切に実施することで様々なメリットが得られます。

この特集では、正確な管理が難しいと言われているソフトウェア管理のポイントを解説します!

なぜ「ソフトウェア管理」が必要なのか

そもそも、なぜ「ソフトウェア管理」をおこなわなければいけないのでしょうか。

「ソフトウェア管理」を適切におこなうことで、保有するライセンス数を超過したソフトウェアの利用など、著作権法に抵触する行為の防止に加え、 「ライセンス利用状況の最適化によるコスト削減」と「セキュリティの確保」この2つのメリットを得られるためです。

インストールされているソフトウェアとライセンスの割当状況を明確にできれば、ライセンス違反を未然に防ぐことができます。違反を放置していれば、組織内でのソフトウェア不正利用が常態化し、社会的信用の失墜、ソフトウェアベンダーへの違約金の支払いなど、様々なリスクを抱えることになるでしょう。

また、適切な「ソフトウェア管理」ができていない状況下では、本来必要ではないソフトウェアの新規購入など、無駄なコスト負担のリスクも存在します。利用されていないライセンスの存在を把握できていれば、ライセンスの有効活用によるコスト削減も可能となります。

さらに「ソフトウェア管理」は、セキュリティ確保にも役立ちます。インストールしているだけで情報漏洩の危険性があるソフトウェアや、脆弱性のあるソフトウェアが組織内で利用されているかどうかを把握できているでしょうか?

これらのソフトウェアは、標的型攻撃の被害にあう、意図しない情報漏洩など、組織に甚大な影響を与える可能性があります。 古いバージョンのソフトウェアが狙われるケースもあるため、「ソフトウェア管理」をおこなう際には、詳細な利用状況を把握しておく必要があります。

「ソフトウェア管理」をおこなうメリット

ソフトウェア管理のメリット

ソフトウェアベンダーからの「ライセンス監査」通知は届いていませんか?

近年、ソフトウェアベンダーによる「ライセンス監査」が活発になっています。「ライセンス監査」に対応するため、組織内でのソフトウェアライセンス利用状況の調査、報告資料の提出などに苦労したという声も多く聞こえます。

実際に、ソフトウェアの利用状況の調査や報告資料の作成には多大な作業工数がかかります。組織内を回って所有しているPC1台1台にどんなソフトウェアがインストールされているか調べるのは、気が遠くなるような作業です。

また、同じソフトウェアでも、様々なライセンス形態・種別、バージョンが存在し、ライセンスキーの記載箇所についてなど、専門知識が必要となるため、何から手をつけていいのかわからないという方も多いでしょう。

「ライセンス監査」にスムーズに対応するためには、事前に組織内のソフトウェアの利用状況を把握しておく必要があります。担当部門だけでなく、組織全体の問題として適切な対応ができるように準備しておきましょう。

「ライセンス監査」で求められること(一例)

ソフトウェア監査で求められること

適切な「ソフトウェア管理」をおこなうには

まず第一に、利用しているソフトウェア情報の調査が必要です。

ソフトウェア名・ソフトウェア種別やバージョン、有償・無償の区別といった情報に加え、インストールされている台数の集計などが、「ソフトウェア管理」をおこなう上で、最低限必要な情報となります。利用しているソフトウェアを洗い出すことで、思わぬセキュリティトラブルを回避することもできます。

続いて、調べたソフトウェア一覧に対して、インストールされているPCと利用者の情報を紐づけることが挙げられます。情報を紐づけることでライセンス過不足の是正、ライセンスの有効活用によるコスト削減が可能です。

次にライセンス購入数との突合です。購入数に対して、利用数がオーバーしていないかを確認しましょう。同じベンダーでも、購入方法などによってライセンスの提供形態に違いが存在することもあるので、注意が必要です。まずはこの3ステップから、順序立ててはじめてみましょう。

これらの作業は、Excelなどを用いた対応が非常に困難です。調査や台帳を作成する上で、管理者・利用者への多大な負担や、入力ミスや漏れなどが起こりやすくデータの正確性が保証できないためです。

またソフトウェアのインストール状況は、日々移り変わっていきます。日常業務のなかで、その変化を常に把握し情報を手動で更新していくことは現実的ではありません。

そのため、正確で効率的な「ソフトウェア管理」をおこない、ライセンス監査へ対応できるよう備えるには、専用ツールの利用がかかせません。ソフトウェア管理機能が充実したIT資産管理ソフトを利用すれば、ソフトウェアライセンスの利用状況とIT資産・利用者の情報を関連づけた効率的な管理を実現することができます。

「ソフトウェア管理」を適切におこなうため、IT資産管理ソフトを活用し、管理体制を構築しましょう!

「ソフトウェア管理」のポイント

ソフトウェア管理のポイント

監査対応も安心!ソフトウェア管理をはじめるなら「SS1」

System Support best1(SS1)は、ソフトウェア管理機能を含む「IT資産管理」を中心に「セキュリティ管理」や「ログ管理」もおこなえる統合型のIT資産管理ソフトです。

社内で利用しているソフトウェア、ハードウェアの情報を自動収集し、使いやすい管理画面で即座に状況把握や台帳作成などがおこなえます。自動収集したソフトウェア情報を活用することで「ライセンス監査」にもスムーズに対応することができます。 SS1の「ソフトウェア管理機能」をみる

SS1は、さらに詳細なソフトウェアの管理がおこなえる「ソフトウェア資産管理(SAM)機能」も搭載。SAM運用体制の構築にも役立てていただけます。

また、専門スタッフによるコンサルティング、作業代行でお客様をご支援する「SAMサービス」もご提供。ソフトウェア管理について、何でもご相談ください!

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